مهارت پشتیبانی از رهبر سازمانی نو - وبلاگ ایران

به گزارش وبلاگ ایران، تصور کنید که شما به زودی یک مدیر نو خواهید داشت. برای موفقیت رهبر سازمان نو خود در آغاز فرآیند شغلی نو چه کاری می توانید انجام دهید؟ شما می توانید با یک معارفه حرفه ای و ارتباطات سازمانی فعالانه با رهبر سازمانی نو خود (و خودتان) به آن ها یاری کنید.

به گزارش دنیای اقتصاد، براساس تحقیقات اجرا شده، سه علت اصلی وجود دارد که چرا رهبران سازمانی تازه کار از مسیر خارج می شوند: 1) آن ها در زمینه درک نحوه عملکرد سازمان ناتوان و ناموفق عمل می نمایند، 2) با فرهنگ سازمانی همساز نیستند و 3) برای ایجاد اتحاد با همتایان خود دچار چالش می شوند. تحقیقات ما نشان می دهد که حتی ارتقا از درون، چالش های پذیرش سازمانی را برای رهبران سازمانی نو از بین نمی برد. رهبران سازمانی که ما مورد آنالیز قرار دادیم گفتند که ارتقای شغلی داخلی 70 درصد به همان سختی ارتقای خارجی است.

بنابراین، چه رهبر سازمانی نو شما استخدام داخلی یا خارجی باشد، آن ها به حمایت شما احتیاج خواهند داشت و برترین راه برای ارائه پشتیبانی این است که آن ها را در فرآیند تدریجیِ یادگیری هدایت کنید.

انجام این کار به این معنی است که ابتدا آنچه را که مدیران بیشتر به یادگیری آن احتیاج دارند ارزیابی کنید و سپس به آن ها یاری کنید تا درک نمایند چگونه فرآیند یادگیری خود را تسریع نمایند.

در اینجا توصیه های ما را برای چگونگی انجام هر دوی این مراحل همراه با مثال های واقعی از رهبران سازمانی که مورد آنالیز قرار دادیم، مشاهده می کنید:

مسائلی را که مدیر نو شما بیشتر به یادگیری آن احتیاج دارد، ارزیابی کنید. سه نوع یادگیری اساسی برای شروع نقش کاری نو وجود دارد: یادگیری فنی، یادگیری فرهنگی و یادگیری سیاسی.

یادگیری فنی، درک احتیاجمندی ها برای موفقیت شغلی است. این نوع از یادگیری شامل یادگیری در خصوص مشتریان، محصولات، فناوری ها و سیستم ها و بعلاوه سرعت بخشیدن به ویژگی های نقش، اهداف، قابلیت ها، KPI و عملکرد سازمان می گردد.

یادگیری فرهنگی درک هنجار های رفتاری است که برای پاسخ به سوال چگونه کار ها را در شرکت انجام می دهیم احتیاج است و بعلاوه نحوه صحبت کردن به زبان آن منطقه جغرافیایی (مثلا لهجه های متفاوت و کلمات اختصاری) را کنترل می نماید.

یادگیری سیاسی در خصوص درک چگونگی تصمیم گیری ها و نحوه عملکرد قدرت و نفوذ، و بعلاوه شناسایی ذی نفعان کلیدی و شفاف سازی فرآیند های تصمیم گیری است.

اگر مدیر نو شما از درون سازمان ارتقا یافته باشد، ممکن است از قبل چیز های زیادی در خصوص فرهنگ درک نموده باشد (اگرچه ممکن است تفاوت های فرهنگی مهمی در ارتباط با رفتن به سطوح بالاتر وجود داشته باشد). بنابراین، مدیر نو احتمالا تمرکز بیشتری برای یادگیری فنی (درباره جنبه هایی از سازمان که با آن آشنا نیستند) و یادگیری سیاسی (درباره نحوه عملکرد متفاوت قدرت و نفوذ در سطح نو) احتیاج دارد. تمرکز بر نوع یادگیری به طور قابل توجهی به موقعیت بستگی دارد.

اگر مدیر نو شما از یک سازمان رقیب می آید، احتمالا با جنبه های فنی مهم کار مانند دانش محصولات، بازار ها و فناوری ها آشنا خواهد بود؛ بنابراین یادگیری فرهنگی و سیاسی ممکن است بزرگ ترین اولویت او باشد. به مدیران نو یاری کنید تا درک نمایند که چگونه فرآیند یادگیری خود را تسریع نمایند. در اینجا سه نوع یادگیری را که قبلا ذکر کردیم به همراه سوالاتی که باید از خود بپرسید، مشاهده خواهید کرد تا بتوانید معین کنید که مدیر نو شما واقعا به چه چیزی احتیاج دارد.

یادگیری فنی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

چه چیزی می توانم به مدیر نومان ارائه بدهم تا اطلاعات او را در خصوص مشتریان، محصولات، سیستم ها و... به سرعت بالا ببرم؟

چه گزارش های کلیدی یا اطلاعات محصولی مفید خواهد بود؟

چه داده هایی به آن ها درک اثر گذاری از شرایط فعلی می دهد؟

چه داده های تاریخی می تواند در خصوص اولویت های امروزی به آن ها آگاهی بیشتری ارائه دهد؟ یکی از رهبران سازمانی که مورد آنالیز قرار دادیم، گفت: می دانستم معاون نو احتیاج به دسترسی به نمودار های سازمانی، امور مالی و برنامه های بازاریابی دارد. با این حال، دانستن نحوه دسترسی به این اطلاعات در اینترانت ممکن است سخت باشد. برای حمایت از مدیر نومان، اسنادی با پیوند هایی ایجاد کردیم که به او یاری کرد تا به سرعت به اطلاعات مورداحتیاج دسترسی پیدا کند.

یکی از اعضای تیم گفت: به عنوان بخشی از یک سازمان بزرگ و جهانی، کوهی از داده ها وجود دارد. وقتی مدیر ارشد منابع انسانی نو سازمان کارش را شروع کرد، تیم منابع انسانی مهم ترین اطلاعات را جمع آوری کرد و معیار های کلیدی موفقیت ما را با او به اشتراک گذاشت. ما بعلاوه داده های زیادی از استعدادها، فرهنگ و مدیران ارشد داشتیم که به رهبر سازمانی نومان یاری کرد تا تیمش را بهتر درک کند. خانم مدیر نو بابت این اطلاعات سپاسگزار بود و متوجه شد که این اطلاعات به سازگاری او با محیط سرعت بخشید.

یادگیری فرهنگی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

قوانین نانوشته ای که برای فرد تازه وارد به شرکت مفید است، چیست؟

چه پیش زمینه ای در خصوص تصمیم گیری، همکاری و تعامل می تواند به فرد تازه وارد یاری کند تا سریع تر با سازمان هماهنگ گردد؟

انتظارات خاص فرهنگی که یک رهبر سازمانی نو باید بداند، چیست؟

چه کلمات اختصاری در شرکت ما رایج است؟

آنالیز های ما در کسب و کار ها نشان داد، درک انتظارات و رفتار های فرهنگی به یک مدیرنو این امکان را می دهد تا قبل از جلسات مهم، آمادگی خوبی داشته باشد. یکی از مدیران نو از تجربه خود می گوید: زمانی که نقش نو را بر عهده گرفتم، یکی از همکارانم مرا نشاند و گفت که در خصوص مسائل مالی سوالات زیادی برایم پیش خواهد آمد و انتظار این بود که من ارتباط کامل بین تمام ارقام ارائه شده در صورت های مالی را بدانم. به عنوان یک مهندس، این مساله به معنای صرف زمان قابل توجهی برای درک شرایط مالی فعلی و دلایل پشت آن بود. با اینکه کوشش زیادی لازم بود، اما توصیه و اطلاعات اولیه همکارم برای موفقیت من در این نقش بسیار مفید واقع شد.

یکی از مدیران ارشد که به تازگی به یک شرکت کالا های بسته بندی مصرفی با سابقه طولانی پیوسته بود با نگاهی به گذشته از سختی مسیریابی در بخش یادگیری فرهنگی و تجربه خود می گوید. او به خاطر آورد که در جلسه ای، هنگام ارائه پاورپوینت، انتظار این بود که از رنگ برند شرکت به روشی خاص استفاده گردد. با این حال، آن ها این موضوع را با من در میان نگذاشته بودند. پس از ارائه یک گزارش بدون استفاده از رنگ برند به طور معین، یکی از مدیران ارشد سازمان به من گفت، که این کار به اعتبار ما آسیب وارد کرد. در حالی که مساله فقط یک تغییر رنگ ساده بود، اما ندانستن این موضوع از ابتدای کار به من آسیب زد.

یادگیری سیاسی

سوالاتی که باید از خود بپرسید:

سهامداران کلیدی که رهبر سازمانی نو باید در کوتاه مدت با آن ها دیدار کند چه کسانی هستند و آیا مساله ای وجود دارد که باید در خصوص آن ها با رهبر نو صحبت کنم، مطالبی که دانستن آن ها برای او مفید باشد؟

شرکای کلیدی که مدیر نو برای پیشبرد ابتکارات استراتژیک باید با آن ها کار کند، چه کسانی هستند؟

شرکای خارجی که از نزدیک با این تیم کار می نمایند، که هستند؟

هماهنگی پیشنهادی برای دیدار با همتایان، ذی نفعان و شرکا چیست؟

یادگیری در خصوص ترجیحات رئیس شرکت، برای یک رهبر سازمانی نو بسیار مفید بود. زمانی که من در این تیم شروع به کار کردم، شخصی مرا کنار کشید و گفت که رئیس شرکت برای شروع به موقع جلسات، سختگیر است. او پنج دقیقه زودتر از موعد را زمان مناسب و لحظه ورود آن افرادی که درست سر موقع می آمدند را تاخیر در نظرمی گرفت. او تحمل نداشت کسی بعد از شروع جلسه، وارد گردد. دانستن این موضوع برای من بسیار مفید بود.

به طور خلاصه، بسیاری از شرکت ها هنوز زمان و تمرکز کمی برای یاری به رهبران سازمانی نو برای موفقیت اختصاص می دهند. اگر به زودی مدیر نوی خواهید داشت، معین کنید که چگونه می توانید به او یاری کنید تا به سرعت درباره سازمان، تیم و فرهنگ سازمان شما بیاموزد. رهبران سازمانی نو در ابتدای کار درگیر مسائلی بیش از توان خود می شوند. قرار گرفتن در یک نقش نو می تواند سخت باشد. ارائه یاری، ارزیابی و بازخورد دادن، در جریان نگاه داشتن آن ها و داشتن یک گوش شنوا می تواند برای کسی که همزمان هم روی یادگیری کار می نماید و هم کوشش می نماید پیشرفت کند، بسیار مفید باشد.

مترجم: اشکانه خلج

منبع: hbr